É comum que, em um time, os colaboradores não saibam o que os outros integrantes estão fazendo nem em qual etapa do projeto estão. Esse desconhecimento afeta diretamente a produtividade da equipe. Assim, o Kanban é uma metodologia ágil indicada para a gestão de projetos e de pessoas.
Com uma abordagem simples, direta e eficiente, o Kanban é um sistema de gestão que proporciona mais eficácia na administração das demandas e da equipe. Essa metodologia se tornou popular por não se deter apenas aos quadros na sala e pela aplicação em diversas empresas.
E o motivo dessa fala é a facilidade em aplicar o método e nos resultados rápidos trazidos com ele. Ele também visa a execução de tarefas essenciais em um fluxo contínuo de trabalho, o que traz inúmeros benefícios para as empresas. Assim, ao se pesquisar por metodologias ágeis, o Kanban é um dos primeiros a aparecer.
Isso porque ele é um framework ideal para iniciar nos métodos ágeis. Com ele, visualizar a etapa das tarefas, identificar problemas no fluxo de trabalho e solucioná-los é mais simples.
Além disso, permite a implementação em diversas áreas com poucos ajustes para a realidade da empresa. Porém, o resultado é sempre o mesmo: gestão eficiente, processos aprimorados e resultados melhores.
Desenvolvido por Taiichi Ohno, um engenheiro e empresário japonês, o nome do método significa cartão ou sinalização em seu idioma. Criado dentro da fábrica de veículos Toyota na década de 1940, a proposta era controlar o estoque para que os produtos não se excedessem ou faltassem. Assim, tanto o estoque quanto a linha de produção seriam beneficiados.
Basicamente, usa-se cartões ou post-its para indicar as tarefas. Eles são distribuídos em colunas que indicam a etapa da execução. Primeiramente, há o “backlog”, uma coluna em que todas as tarefas que precisam ser desenvolvidas para a conclusão do projeto são colocadas.
Ao seu lado, está a coluna “to do”, ou seja, para fazer. Aqui, são colocados os cartões que indicam o que está sendo feito nesse momento. Dessa forma, é possível controlar o que está sendo desenvolvido, quem é o responsável e qual o motivo de estar sendo feito.
A coluna “doing” ou executando indica as tarefas que estão sendo feitas pelos colaboradores naquele intervalo de tempo. Por fim, a “done” concentra os cartões que indicam as tarefas já finalizadas.
Com isso, todo o projeto é controlado de forma simples e prática. O processo é tão visual que tanto os colaboradores quanto os gestores têm a visão completa do estágio do projeto.
Dessa forma, o objetivo do método é controlar as tarefas em andamento, separando-as por prioridade. Assim, o workflow, ou seja, o processo para a realização da tarefa, fica mais fluido. Ao mesmo tempo, a equipe foca nas tarefas mais importantes, que são executadas quando necessário.
Os princípios dessa metodologia se detém na gestão das mudanças, buscando a evolução do serviço e da própria aplicação do método. Outro ponto é a entrega de serviços, já que o principal objetivo é monitorar o andamento das tarefas.
O Kanban baseia-se em dois tipos. Pensando na implementação, deve-se avaliar as necessidades específicas do time e da empresa para selecionar qual modelo se adequa a sua realidade. Conheça abaixo esses tipos:
Nesse modelo de Kanban, há três colunas: uma de “to do”, como um repositório de tarefas a fazer; uma de “doing”; e uma de “done”. Nos cartões, há uma descrição rápida da tarefa e das etapas para a execução, conhecido como briefing, o prazo de entrega e o nome do colaborador responsável.
O mais adotado pelas empresas e indicado para o acompanhamento dos processos e identificação de problemas. Além disso, permite que toda a equipe saiba sobre a evolução do projeto e quais demandas estão interrompendo o fluxo.
Similar à utilizada na Toyota quando foi desenvolvida, esse modelo de Kanban é comum nas indústrias para controle de entrada e saída de estoque. Dessa forma, apresenta distinções do tipo de produção.
Aqui, usa-se cores nos cartões para diferenciar as etapas e indicar a disponibilidade de itens no estoque. As informações contidas ali referem-se aos detalhes dos produtos disponíveis e dos pedidos recebidos.
Cada coluna tem o nome de um produto. Assim, é possível fazer o controle produtivo diariamente.
Com o advento da internet e das transformações tecnológicas, o Kanban também migrou para o mundo digital. Assim, nesse modelo, é possível replicar os dois tipos descritos acima usando plataformas de gestão de projetos.
A principal vantagem desse modelo é a praticidade e agilidade na execução das etapas, já que os colaboradores não precisam estar no mesmo espaço físico do quadro para acompanhar o processo. A atualização acontece em tempo real, permitindo que todos tenham conhecimento sobre as mudanças.
Dessa forma, a produtividade permanece alta e se adapta às novas realidades.
O Kanban permite que o gestor e o próprio time tenham uma visão geral dos processos. O método visual possibilita a troca de informações de forma simplificada e o envolvimento dos colaboradores no planejamento. A fácil compreensão e a praticidade também impactam no engajamento desde o processo de implementação.
Também facilita-se o fluxo de trabalho, eliminando processos desnecessários que atrapalham a busca por resultados. As prioridades e metas são claras, o que permite o estabelecimento de tarefas e prazos possíveis e com foco no objetivo: a finalização do projeto.
Como as tarefas e responsabilidades ficam evidentes, os colaboradores sabem qual a próxima etapa a ser feita sem precisar esperar a indicação do gestor. Assim, a equipe se torna mais autônoma e os líderes conseguem acompanhar o que cada membro do time tem feito.
Porém, para que essa implementação seja eficiente e para que a sua empresa vivencie esses benefícios, é necessário buscar por softwares que permitam essa gestão. Como a base do Kanban é a facilidade e o uso intuitivo, opte por plataformas que não ignorem essas características.
A Rizer é um software no-code que traz modelos para a implementação dessa metodologia ágil na gestão de projetos do seu negócio. Com isso, você permanece vivenciando a facilidade e pode começar a aplicar o Kanban o mais rápido possível. Entre em contato agora mesmo pelo WhatsApp.
