Você já pensou na possibilidade de organizar informações sem usar planilhas? Apesar de apresentar muitas vantagens e de ser o software inicial para gestão usado em muitas empresas, as planilhas também apresentam desvantagens. Estas podem ser solucionadas com uma substituição no processo de organização.
Praticamente todas as empresas já usaram planilhas para armazenar e estruturar os dados do negócio. Entretanto, plataformas como essas podem gerar riscos no processo de organização. Quando o assunto são informações de clientes ou relevantes para a rotina das equipes, o uso de planilhas acarreta alguns problemas.
Afinal, as funções limitadas refletem em mais tempo investido na arrumação e análise dos dados. Dessa forma, torna a tarefa menos eficiente. Outro ponto é que o ambiente não garante segurança às informações ali dispostas, gerando risco de perda ou alterações indevidas.
Com a transformação digital, a análise de dados revolucionou o mercado. Então tê-los armazenados em segurança é essencial. Além disso, as integrações com outros softwares auxiliam nas análises. Mas as planilhas não permitem isso.
Por isso, organizar informações sem usar planilhas é acompanhar a evolução da tecnologia. Assim, sua empresa fica a frente dos concorrentes e conquista mais espaço com segurança e inovação.
Cada vez mais as planilhas se tornam mais trabalhosas e ultrapassadas. Softwares de gestão as substituem trazendo mais facilidade e segurança no armazenamento.
Assim, já é possível organizar informações sem usar planilhas. Mas você sabe por onde começar? Separamos cinco dicas para você.
Para organizar as informações sem usar planilhas, primeiro você precisa saber o que vai colocar no software. Assim, reúna todos os dados em um mesmo local, que pode ser físico ou uma pasta em nuvem. A ideia é organizar e categorizar as informações que precisam ser armazenadas. Ao mesmo tempo, elimine os arquivos que não são necessários.
Nesse momento, aproveite para digitalizar documentos importantes e armazená-los na nuvem também. Dessa forma, eles ficam ainda mais seguros. Se possível, já elimine a versão em papel e ganhe também mais espaço na empresa.
É por meio dessa análise que você conseguirá definir qual o melhor software para organizar suas informações. Além disso, já adiantará algumas etapas no processo de transpor esses dados para a plataforma.
Agora que você já sabe quais dados têm e que precisam ser armazenados, é o momento de selecionar qual a melhor plataforma para usar. Afinal, para organizar as informações sem usar planilha, precisa-se utilizar algum outro software para gestão.
Dessa forma, observe quais produtos atendem a necessidade que a área do seu negócio exige. É importante analisar a necessidade de contratar profissionais especializados na configuração e manutenção deste programa, já que seria um gasto a mais para a empresa. Por isso, plataformas no-code oferecem mais vantagens.
Também busque por softwares que permitam a personalização do sistema e a automatização de alguns processos. A integração com outras plataformas também pode trazer um diferencial que facilitará a gestão.
Por fim, preze pela segurança. Há leis que regem o uso de dados e contratar um serviço que se preocupe com isso evita problemas no futuro.
Toda mudança leva tempo. Por isso, para organizar as informações sem usar planilhas de forma efetiva, é necessário lembrar dessa frase. Cada etapa do processo de transição precisa ser simples e transparente, para que toda a equipe possa acompanhá-lo. Afinal, complicar essa passagem para um novo software pode acarretar problemas no futuro.
Assim, fique atento às sugestões e perguntas dos seus colaboradores. Busque solucionar as dúvidas e deixar evidente que a mudança trará benefícios para a empresa e para eles mesmos. A economia de tempo e o aumento da produtividade são vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários, que podem trabalhar com mais tranquilidade e foco.
Defina em conjunto como os processos irão funcionar e facilite a mudança.
Pensando na segurança dos dados e em manter o que está sendo planejado com base na escolha de organizar as informações sem usar planilha, definir quem acessa à nova plataforma é essencial. Muitas permitem que o gestor conceda o acesso à uma equipe e defina o que cada um pode fazer ou visualizar.
Essa ação possibilita que os processos e os clientes fiquem seguros. Além disso, caso haja algum problema, é possível visualizar quem teve acesso às informações.
Mesmo ao organizar as informações sem usar planilhas, é necessário que os novos dados sejam adicionados diariamente. Porém, antes disso, analise se devem ser armazenados ou não e qual o melhor lugar para isso. Essa medida facilita no momento em que esse arquivo precise ser acessado novamente.
Dessa forma, é importante estabelecer uma cultura organizacional que contribua com o processo. Assim, utilize da comunicação para promover a conscientização dos colaboradores sobre a importância de manter a plataforma e sobre ações para isso. Ao mesmo tempo, promova treinamentos e compartilhe informações para que a organização evolua até se tornar parte da empresa naturalmente.
Essas ações auxiliam para que a organização permaneça o ano todo.
Já existem inúmeras maneiras de organizar informações sem usar planilhas. Sistemas de gestão de dados, de processos e de projetos apresentam essa função e adicionam ainda mais vantagens à logística da empresa.
O uso de softwares permite a otimização dos resultados. Também diminui o tempo para encontrar informações, aumentando a eficiência em cada etapa do processo. Aqui, também é possível identificar problemas rapidamente e solucioná-los antes de influenciar negativamente no projeto.
Mas, para fazer isso, é necessário usar uma plataforma eficiente. Com a Rizer você diz adeus às planilhas. Além disso, consegue desenvolver seu próprio fluxo de gestão sem usar códigos de programação. Assim, o sistema é configurado e integrado de acordo com suas necessidades, otimizando os processos.
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