Ter um sistema de gestão empresarial é ter um parceiro que caminha lado a lado em prol do sucesso. Entenda neste artigo o que não pode faltar no seu “camisa 12”.

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Sistema de gestão para pequenas empresas e startups

Um sistema de gestão robusto, independente do porte da empresa contratante, é aquele que oferece uma maior gama de possibilidades para o seu negócio. Isso quer dizer que uma empresa de pequeno porte pode hoje ter acesso às mesmas ferramentas e módulos dos ERPs e CRMs famosos e que custam centenas de dólares mensais, por um preço mais adequado à sua fase de crescimento.

Isso porquê plataformas como a nossa da Rizer incrementam seus portfólios de serviços a cada dia, mantendo o nível de competitividade junto às gringas, e facilitando a interface de utilização ao usuário final – pesquise mais sobre as soluções nacionais, o Brasil é pioneiro em tecnologia da informação 😉.

Planejamento estratégico para Sistema de Gestão integrado

Voilá! Se você está neste artigo, muito provavelmente já se convenceu acerca da importância de ter um sistema de gestão integrado aliado ao seu time empresarial, e posto isso é chegada a fase de desenhar a estrutura ideal para as suas necessidades.

Não se preocupe em ser exímio nesta fase, lembre-se que para o desenvolvimento do seu sistema, primeiramente é necessário olhar para as necessidades chaves (rotinas com maior demanda) e que as necessidades coadjuvantes podem ser contempladas em um segundo momento – isso te permitirá uma redução de tempo de desenvolvimento e, consequentemente, um acesso mais rápido à esta solução!

Para estabelecer quais são as necessidades chaves da sua empresa, basta responder às seguintes perguntas:

1. Quais são os departamentos da sua empresa?

Elenque todos, da copa à presidência! Para tanto, crie um fluxograma com a hierarquia da sua empresa.

2. Quais são as três principais rotinas de cada departamento da sua empresa?

Nós da Rizer indicamos sempre começar o mapeamento de rotinas para desenvolvimento de banco de dados, elencando as três principais de cada departamento – para não sobrecarregar o processo e atrasar a entrega. Reúna o time responsável e identifiquem juntos todas as rotinas do departamento, classificando-as por nível de prioridade (assim vocês chegarão às três principais).

Exemplo: As três principais rotinas do departamento financeiro da empresa são Contas a receber, Contas a Pagar e Emissão de Nota Fiscal.

3. Quais são os processos/fluxos de trabalhos de cada uma das principais rotinas?

Identificadas as rotinas, é hora de desenhar os processos/fluxogramas operacionais das rotinas elencadas para esta primeira fase. Junto ao time responsável, detalhe cada passo de execução.

4. Quem são os responsáveis pelas execução das principais rotinas?

Uma vez desenhados os processos, identifique os operadores (profissionais responsáveis pela operação), isso te permitirá compreender quais usuários deverão ter acesso a cada módulo do seu sistema de gestão, assim como quais os níveis de visualização de dados serão disponibilizados a cada qual.

Importante: nesta fase não elenque os tomadores de decisão, e sim apenas aqueles que de fato operacionalizarão os registros no seu sistema de gestão integrado.

5. Quem são os supervisores/administradores das principais rotinas?

Agora sim! Nesta fase você criará o fluxograma hierárquico relativo aos acessos dos tomadores de decisão. Desenhe o fluxograma apontando quais profissionais terão acesso macro a cada módulo ou módulos departamentais, em seu sistema. 

Importante: não se preocupe nesta fase em registrar módulos alheios, por exemplo o fato de que o gerente de vendas também precisa ter acesso a nível de visualização ao módulo de emissão de nota fiscal – isso será feito em uma fase posterior. Por hora, atenha-se às rotinas departamentais.

6. Quais são os prazos operacionais para cada rotina?

Ao definirmos o mapeamento de rotinas, o fluxo de trabalho, os responsáveis pela operação e administração, e os níveis de visualização de cada usuário do sistema, é hora de esmiuçar os processos operacionais, a fim de entender quais os prazos de execução para cada etapa – isso permitrá a criação de agenda de tarefas e relatórios de follow up, no seu sistema integrado.

Exemplo: Para a total operação do fluxo de emissão de nota fiscal, estabelecemos o prazo de 1 dia útil (ou seja, o sistema deve estar preparado para esta operação, respeitando tal limite de tempo de execução). Seja prudente com esta definição, em especial se esta rotina carecer de ação humana (não computadorizada) a fim de evitar sobrecarga de trabalho.

7. Quando as principais rotinas interagem entre si?

Esta etapa deve ser iniciada apenas após todas as necessidades chaves e seus respectivos fluxos operacionais terem sido definidos, uma vez que para conectar rotinas co-dependentes é necessário, primeiramente, que as mesmas já estejam documentadas. 

Para executar esta etapa do planejamento do seu sistema de gestão, é necessário criar mapas mentais, que sejam capazes de conectar fluxos de departamentos distintos. Existem diversas ferramentas online gratuitas para a criação de mapa mental, nós gostamos do Canva.

Exemplo: Ao colocar o produto no carrinho, o internauta realiza o pagamento online / interação com o fluxograma de contas à receber / e recebe uma confirmação do pagamento e andamento da compra, via e-mail.

Importante: é nesta fase que devemos também identificar quais serão os operadores e administradores que deverão ter acesso à módulos de outros departamentos.

Quais módulos não podem faltar em um sistema de gestão de para pequenas empresas?

Nesta altura do campeonato você já sabe quais são as rotinas departamentais que comporão a primeira versão do seu sistema de gestão empresarial e, assim sendo, ficou bem mais simples compreender quais são os módulos triviais para o start do seu sistema integrado 🙂.

Em vias gerais, as pequenas empresas costumam ter como necessidades básicas às operações elencadas abaixo, que por si também representam os módulos básicos que devem existir em seus sistemas de gestão – ei, não é uma regra! Caso a sua empresa careça de módulos não elencados abaixo, don’t worry, basta acrecentá-los na relação! São estes:

• Módulo de CRM integrado aos canais digitais da empresa, para cadastro automático de clientes
• Módulo de catálogo de produtos/serviços para registros de todas as informações comerciais inerentes;
• Módulo de precificação com possibilidade para cálculo de margens, descontos e lucros;
• Módulo de meios de pagamento que possibilitem a integração junto aos gatways de pagamento (sistemas bancários online de pagamento);
• Módulo de frete que viabilizem  o cadastro das regiões atendidas e permita a conexão ao módulo de preços (facilitando a compreensão do valor do frete de determinada compra, por exemplo);
• Módulo de cadastro e gerenciamento de frotas que permitam o registro da frota própria ou terceirizada, assim como a conexão deste ao módulo de frete (para a compreensão do custo da entrega, posto que cada operador logístico possui sua própria precificação);
• Módulo de cadastro de usuários e rotinas que permita o registro dos profissionais que operarão o sistema de gestão, assim como para a definição de níveis de acesso, e registro da rotina de cada operador (a fim de ensinar ao sistema, qual operador deverá ser acionado quando da ocorrência de um determinado registro/alteração de registro no sistema);
• Módulo gerencial que viabilize o entendimento do desempenho de cada operação, através da visualização dos dados inerentes em dashboards e relatórios exportáveis;
• Módulo de cadastro de fornecedores que permita o registro dos mesmos, assim como relação de produtos comprados destes, prazos de entrega e respectivos no preços;
• Módulo de controle de estoque e armazenagem que possibilite o cadastro do inventário de produto, assim como conecte-se a módulos de produção/vendas/etc para baixa instantânea, conforme saída dos produtos/insumos;
• Módulo financeiro de contas a pagar que viabilize o cadastro e controle de toda a rotina de pagamentos da empresa.

Agora você já está pronto para dar o seu próximo passo rumo ao desenvolvimento do seu sistema de gestão!

Crie você mesmo seu próprio sistema de gestão integrado

Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão que custam milhares de dólares oferecem.

Por isso na nossa plataforma você pode criar um projeto completo e 100% do seu jeito, mesmo sem nunca ter construído um. Caso prefira, nosso time também poderá desenvolver a aplicação ideal para você ou para a sua empresa. Clique no link a seguir e agende uma consultoria gratuita com os nossos especialistas!

Bons projetos por aí e conte com a gente 🙂