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  • Por
    Bruna Maldonado
  • Publicado em 18/02/2022

Sistema de Gestão Escolar: tudo o que você precisa saber ao contratar esta solução

O viés da educação online trouxe desafios “à toque de caixa” para as escolas e universidades de todo o mundo e o uso de sistemas de gestão integrado, que já era uma realidade do segmento, precisa passar por adequações – e é sobre isso que queremos falar!


O uso da Tecnologia a favor do setor da Educação

Se houve uma área de negócios que com certeza cresceu em oportunidades durante os períodos de confinamento, esta foi a da educação. Com o expressivo aumento da demanda, diversas universidades, empresas de cursos profissionalizantes e até mesmo escolas, que souberam aproveitar o momento, experienciaram o impacto que as técnicas de Marketing digital entregam de forma geral.

Contudo, como já dizia o escritor e produtor Stan Lee: com grandes poderes vêm grandes responsabilidades! O que, no contexto empregado a este artigo, significa que gerir os dados que compreendem toda a cadeia de processos do segmento educacional, em especial após o start de campanhas digitais de alto impacto, é um ponto que carece ser considerado já na etapa inicial de planejamento estratégico.

Por este motivo, ao optar pela contratação de  sistema de gestão educacional, a instituição de ensino deve levar em consideração os principais aspectos que permeiam a necessidade e operacionalização desta solução.

Gestão online de escolas e universidades

O uso de CRM e ERP em instituições de ensino, não é uma novidade. Entretanto, a possibilidade de personalização do sistema de gestão com foco no mercado da educação tem se mostrado cada dia mais eficiente para tanto.

Isso porque gerenciar matrículas, notas, presença em aula, entrega de relatórios e prover acesso simples e prático aos alunos e docentes da instituição, é primordial para o desempenho da operação.

Na era da internet, o sistema de gestão educacional deve, minimamente, seguir fluxos básicos. E para certificar-se de que o sistema de gestão integrado da instituição de ensino de fato corresponde a tais necessidades, elencamos abaixo algumas perguntas que todo administrador deve se fazer acerca da solução adquirida/pretendida. São estas:

  • O sistema de gestão integrada da universidade/escola possui módulos que conectam todos os departamentos da instituição?
  • Os módulos departamentais do sistema de gestão educacional conversam entre si, viabilizando a compreensão do todo?
  • Há a possibilidade de criar salas de aula online, assim como bibliotecas virtuais para consulta de materiais de apoio?
  • No sistema de gestão de escolas/universidades há interface para acesso externo de alunos e docentes, integrado à solução?
  • O sistema de gestão integrado dispõe de ferramentas de criação de automações que facilitem o processo de comunicação entre o aluno e a instituição?
  • O sistema de gestão educacional possui módulos que permitam às equipes de Marketing e Business Intelligence avaliarem o engajamento e desempenho dos alunos e processos da instituição?
  • Há integrações financeiras relevantes que viabilizem os procedimentos financeiros da instituição?
  • O sistema de gestão da escola/universidade permite a integração do mesmo junto ao site, redes sociais e aplicativos da instituição?
  • O sistema de gestão integrado possui módulos de atendimento para abertura de chamados, que interliguem a Secretaria da instituição aos alunos e ao corpo docente?
  • Gerar dashboards e relatórios de acompanhamento das performances departamentais é uma realidade para o sistema de gestão contratado/pretendido?
  • O espaço e a Tecnologia de armazenamento de dados e arquivos da instituição de ensino é ideal para suprir as necessidades da operação de forma a não gerar lentidão, limites expressivos de upload e prover a segurança requerida?
  • A interface do sistema de gestão pode ser personalizada de acordo com a cultura de usabilidade dos departamentos, alunos e corpo docente da instituição de ensino?
  • Há integração entre CRM e ERP?
  • O sistema de gestão oferece interface mobile?

De forma geral, as perguntas acima representam os principais eixos de sustentação que devem ser avaliados por uma escola, universidade ou centro de formação profissionalizante, para avaliação de um sistema de gestão educacional.

Qual o sistema de gestão ideal para escolas e universidades?

O sistema de gestão integrada ideal para as áreas de ensino (seja para ensino EAD, presencial ou híbrido) é aquele que pode ser personalizado pela própria empresa, a ponto de não mais ser necessário o uso de plataformas terceiras para gestão paralela de dados não compreendidos na solução principal.

Dada a amplitude do processo de gestão educacional, é muito comum nos depararmos com instituições que possuem diversos softwares, plataformas e mecanismos próprios para gestão de processos – o que complica (e MUITO) a compreensão do todo -, por isso, a opção por sistemas de gestão personalizáveis é sempre a mais indicada para estes casos.

Utilize o nosso questionário acima para medir o potencial da solução pretendida/já adquirida para a sua instituição de ensino. Leve em consideração o fator unificação da informação, como um importante viés de economia de tempo, de investimento, de “refações” e aumento da produtividade.

Como contratar um sistema de gestão para escolas e universidades?

Há no mercado diversas oportunidades para contratação, desde soluções físicas à plataformas 100% online para a gestão de escolas e universidades. Os preços variam de acordo com a marca, o câmbio e o grau de dificuldade da operação do sistema de gestão.

As plataformas online de gestão integrada tendem a oferecer praticidade, e portanto figuram entre as preferidas dos administradores deste segmento. Mas, como protocolo, reafirmamos a importância da compreensão dos pontos essenciais para o funcionamento do sistema, seguindo a sugestão de perguntas que citamos neste artigo.

Os alunos, os colaboradores, o corpo docente e o sistema de gestão integrada para escolas e universidades estão sob o mesmo viés de aprendizado, e,  por este, motivo quanto mais centralizada for a gestão do todo, consequentemente melhores serão os resultados .

Como construir um sistema de gestão para instituições de ensino?

Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão que custam milhares de dólares oferecem.

Por isso na nossa plataforma você pode criar uma solução de gestão integrada completa para escolas e universidades, 100% do seu jeito, mesmo se você não tiver experiência com este tipo de tarefa (nossa solução é simples, didática, usual e com mensalidades a partir de R$79,90) – faça um teste grátis por 7 dias.

Caso prefira, nosso time também poderá desenvolver a solução ideal para você ou para a sua empresa. Clique no link a seguir e agende uma consultoria gratuita com os nossos especialistas!

Boas decisões por aí e conte com a gente!

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