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  • Por
    Bruna Maldonado
  • Publicado em 19/02/2022

Sistema de Gestão Escolar: os módulos que não pode faltar!

Se você está em fase de planejamento, aquisição ou upgrade do sistema de gestão escolar da sua empresa, então este artigo cairá como uma luva! Entenda quais as funções impreteríveis para um sistema de gestão escolar nota 10!


Como funciona o sistema de gestão escolar?

Sistema de gestão escolar é um software desenvolvido com foco em otimizar e tornar ainda mais inteligente, o dia-a-dia das instituições de ensino.

A união de aspectos tecnológicos como integração de dados, acessos personalizados e gestão de alunos, são alguns dos atrativos de um sistema de gestão integrado para escolas, universidades e empresas que oferecem cursos e aulas dos mais diversos tipos.

Nós da Rizer sempre indicamos o desenvolvimento de um sistema de gestão escolar personalizado, ou seja, que não um sistema padrão onde você paga por uma licença para ter acesso a um sistema de gestão que, na maioria das vezes, faz com que a sua empresa se adapte a ele (quando o contrário é o ideal).

E pregamos fielmente isso pois acreditamos que embora existam bases de procedimento padrões em instituições de ensino, cada qual possui o seu próprio jeitinho de operar – e isso tem a ver com a cultura institucional.

Ao contrário do que muitos empresários e decisores pensam, criar um sistema de gestão escolar personalizado não é tão difícil e caro – aqui na Rizer, por exemplo, você mesmo pode criar o seu sistema, em pouco tempo, online e mesmo que você não tenha experiência (nossa plataforma é 100% intuitiva e completa); E tudo isso com planos mensais a partir de R$79,90 (clique aqui e faça um teste grátis de 7 dias)

Quais módulos e funções não podem faltar em um sistema de gestão escolar?

Para, literalmente, desenhar como seria o sistema de administração escolar ideal para a sua instituição, é necessário primeiramente que você compreenda quais são os principais módulos/funções de gestão escolar.

E para te ajudar neste desafio, elencamos abaixo os bambambans 😉. São estes:

Administração Acadêmica

Toda a trajetória acadêmica dos alunos deve ser registrada e disponibilizada para acesso dos mesmos, assim como da sua instituição de ensino (claro). Neste sentido, um módulo acadêmico deve ser considerado no seu sistema de gestão escolar. 

A administração acadêmica compreende todo o histórico de ensino, notas, presença do aluno nas aulas (seja EAD ou não), e deve compreender, minimamente, a geração/fácil acesso aos seguintes documentos/relatórios de acompanhamento:

  • Cadastro de disciplinas
  • Cadastro de docentes
  • Objetivos acadêmicos e educacionais
  • Ficha cadastral dos alunos
  • Ficha individual dos alunos
  • Histórico escolar dos alunos
  • Certificados dos alunos
  • Atas de resultados finais
  • Atas de conselhos
  • Boletins de notas
  • Ficha de ocorrência
  • Crachá dos alunos
  • Relatórios e Dashboards analíticos

Biblioteca acadêmica

Disponibilizar acesso de consulta ao acervo da instituição de ensino, assim como automatizar o processo de solicitação de empréstimo e gestão de devoluções, é um impreterível passo para a sua escola ou universidade.

Tenha dez ou milhares de obras disponíveis em sua biblioteca acadêmica, ao oferecer acesso facilitado aos alunos ao acervo da instituição, os incentivará quanto ao hábito. E, neste sentido, as principais funções de um módulo de gestão de acervo digital, são:

  • Catálogo de obras disponíveis
  • Agendamento de reservas
  • Controle de empréstimos
  • Alertas automáticos sobre prazo de devolução
  • Sugestão de obras com base em pesquisa
  • Indicação de obras por disciplina e professores
  • Avaliação dos alunos acerca das obras
  • Sugestão de conteúdos online complementares a cada obra
  • Relatórios e Dashboards analíticos

Canal de comunicação com alunos e pais

O módulo de tutor online não só é necessário, em termos de transparência junto aos pais e responsáveis de alunos menores de idade, como também agilizam os processos de abertura de chamados.

Ao criar o módulo de comunicação com os pais, não se esqueça das funções triviais que devem ser oferecidas pelo mesmo:

  • Acesso à secretaria para abertura de chamados
  • Fórum para interação entre alunos e professores
  • Cana de comunicação direta junto à diretoria e coordenação pedagógica
  • Acesso ao boletim do aluno
  • Acesso ao rendimento do aluno
  • Histórico de notas e atividades
  • Histórico de presença em aulas
  • Registros de ocorrências
  • Acesso à segunda via de boleto e demais possibilidades para pagamento de mensalidades
  • Relação de documentos/documentos pendentes para a secretaria
  • Extrato para imposto de renda
  • Calendário de eventos com opção de alertas automatizados
  • Cadastro de contatos autorizados/de emergência para levar/buscar o aluno
  • Relatórios e Dashboards analíticos

Contas a receber

O módulo de contas a receber de um sistema de gestão escolar deve contemplar toda a operação de recebíveis, incluindo: taxa de matrícula, mensalidade, material escolar, participação em eventos e passeios, uniformes, inscrições em cursos livres, alimentação, etc.

Toda a rotina de contas a receber deve ser automatizada no sistema de gestão escolar da sua instituição, considerando, minimamente, as seguintes funções:

  • Cadastro de despesas
  • Cadastro de preços e tributos fiscais
  • Gerenciador de boletos/demais meios de pagamento
  • Relatório de inadimplência
  • Histórico de pagamento
  • Automações de avisos de cobrança, por e-mail/WhatsApp/Ligações/SMS
  • Emissão e gestão de contratos
  • Lançamento, emissão,envio e gerenciamento de Notas fiscais
  • Provisionamento de valores a receber
  • Relatórios e Dashboards analíticos 

Controle de estoque

O controle de estoque é primordial para o bom desempenho dos procedimentos de compras, vendas, empréstimos e inventário acadêmico. Controlar a entrada e saída de ativos viabiliza a atuação estratégica em prol de eficiência de consumo e, consequentemente, rentabilidade.

Neste contexto, o módulo de gestão de estoque acadêmico deve contemplar, minimamente, as seguintes funções bases:

  • Cadastro de ativos
  • Cadastro de custos diretos e indiretos
  • Formulários de requisição
  • Gestão de baixa de estoque
  • Inventário
  • Relatórios e Dashboards analíticos

Como criar um sistema de gestão escolar?

Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão escolar que custam milhares de dólares oferecem.

Por isso na nossa plataforma você pode criar um sistema de gestão escolar completo e 100% do seu jeito, mesmo sem nunca ter construído um. Caso prefira, nosso time também poderá desenvolver a aplicação ideal para você ou para a sua empresa. Clique no link a seguir e agende uma consultoria gratuita com os nossos especialistas!

Bom desenvolvimento por aí e conte com a gente (:

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