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  • Por
    Bruna Maldonado
  • Publicado em 19/02/2022

Gestão escolar: o que é e como adequar a sua instituição de ensino a este conceito?

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Somos todos eternos aprendizes, o que significa que a gestão de alunos é também um processo contínuo e que carece de melhorias constantes dos mais importantes. Você sabe como realizar a gestão de alunos e quais são os principais desafios atuais? Vem comigo que te explico no caminho 😉. Boa leitura!


A filosofia como base do processo de gestão de alunos

Uma das frases mais famosas do grande filósofo grego Platão (348 AC), enseja o aprendizado contínuo que permeia a nossa existência: Só sei que nada sei.

Tal conceito “Platônico” nunca foi tão atual como nos dias de hoje, onde disciplinas como Machine e Deep Learning provam-se como essenciais para todos os processos de gestão (corporativos os não).

E se tal conceito se aplica a quem aprende, o que dizer sobre a aplicação do mesmo em instituições que ensinam a quem tem que aprender, aprendendo com quem aprende, continuamente? 🤔

Os desafios da gestão de alunos são exercícios multissetoriais (de escolas de cursos livres à universidades), e compreender a metodologia desta gestão pode (e deve) promover uma mudança significativa na forma como a sua empresa opera estrategicamente.

O conceito de Gestão Educacional

O termo gestão escolar refere-se ao processo completo de administração de instituições de ensino, e compreende todas as áreas administrativas, acadêmicas e estratégicas das mesmas.

A gestão escolar é composta por 7 princípios básicos, sendo estes:

  • Gestão financeira escolar
  • Gestão de RH escolar
  • Gestão acadêmica e de corpo docente
  • Gestão Pedagógica
  • Gestão de comunicação educacional
  • Gestão de T.I para escolas

Os modelos gerenciais educacionais são individuais, ou seja, embora a base da gestão escolar seja composta pelos sete pilares acima descritos, a forma estratégica que cada instituição escolhe para a operação das rotinas fundamenta-se na visão estratégica e cultura que permeiam a empresa.

Os 7 principais pilares da Gestão Educacional

1 – Fundamentos da Gestão Administrativa escolar

Os processos que permeia a gestão administrativa escolar funcionam como um hub de integração entre todos os departamentos da instituição.

Ou seja, a governança administrativa das instituições de ensino devem operar a fim de garantir a fluidez e as boas práticas de execução e desempenho do processo completo da organização. E dentre as principais funções desta gestão, estão:

  • Administrar a estrutura e o patrimônio
  • Zelar pela limpeza e conservação de todos os ambientes
  • Gerenciar processos de compras, assim como de almoxarifados
  • Acompanhar a legislação vigente e garantir o cumprimento das mesmas
  • Determinar a cultura institucional e incentivar a sua disseminação
  • Determinar os fluxos operacionais e observar a interdependência entre os mesmos
  • Incentivar o bom uso da tecnologia e de métodos ágeis de produtividade
  • Fiscalizar e gerenciar a execução e o desempenho de todas as ações departamentais da instituição

2 – Fundamentos da Gestão financeira escolar

O conceito de gestão financeira escolar refere-se aos conjuntos de processos financeiros e fiscais de uma instituição de ensino e, por obviedade, é a área da empresa responsável pela administração de todos os recursos financeiros da instituição.

A operação financeira eficaz de uma instituição de ensino se apoia em conceitos técnicos e práticos de:

  • Definir valores de cursos e produtos ofertados pela instituição
  • Negociar convênios com instituições financeiras para buscar boas taxas de operação
  • Estabelecer o fluxo de recebimentos das diferentes áreas (matrícula presencial, matrícula web, processo seletivo, cursos rápidos, etc)
  • Gerenciar o recebimento de mensalidades
  • Administrar as contas bancárias e as transações entre contas ou com fins de recorrências
  • Controlar a tesouraria e os caixas internos
  • Ter controle sobre todo o processo de contas a pagar da instituição
  • Definir o orçamento a ser aprovado anualmente e acompanhar diariamente o desempenho das ações
  • Estabelecer estratégias e ações para o recebimento de inadimplências
  • Alinhar a operação com a contabilidade e gera as prestações de contas

3 – Fundamentos da Gestão de RH educacional

O foco das instituições de ensino é e sempre será nas pessoas. Por este motivo boas práticas de desempenho de Recursos Humanos se fazem triviais para o sucesso de empresas, também, deste tipo.

O departamento de RH em escolas e universidades deve ter seus esforços voltados para todo o capital humano da instituição: colaboradores, corpo docente, investidores, parceiros e alunos. E dentre suas principais funções, destacamos:

  • Organizar o processo seletivo e a contratação de profissionais
  • Manter o alinhamento junto à gestão administrativa do código de cultura da empresa e compartilhamento do mesmo à equipe
  • Definir o calendário contínuo de treinamentos e qualificação profissional para os times internos
  • Prover engajamento com fins de satisfação da equipe como um todo
  • Acompanhar os índices da Avaliação de Satisfação dos profissionais envolvidos nos processos corporativos
  • Analisar o clima organizacional
  • Supervisionar programas e ações que conectam alunos, docentes e instituição
  • Ser o canal de comunicação responsável por denúncias, melhorias e demais apontamentos (sejam estas de alunos, colaboradores, corpo docente ou investidores

4 – Fundamentos da Gestão Acadêmica

A gestão acadêmica faz jus a todas as rotinas da secretaria acadêmica da instituição de ensino, sendo esta um dos principais aspectos do core business da empresa.

Dentre as principais rotinas e responsabilidades dos profissionais envolvidos nos processos de gestão acadêmica, estão:

  • Manter bancos de dados de cadastro de professores e suas titulações, atualizado
  • Definir aspectos administrativos acerca do processo seletivo e sobre as formas de matrícula dos estudantes
  • Receber e validar os documentos inerentes a alunos e cursos, assim como organizar o acervo acadêmico digital da instituição
  • Preparar o sistema de gestão escolar para a utilização e atualização inerentes aos diários de classe providos pelos professores
  • Acompanhar o preenchimento de tais diários, assim como o cumprimento de prazos
  • Criar o calendário acadêmico anual e prover a integração dos processos gerenciais administrativos e pedagógicos
  • Externar dados para o Censo Escolar e para o INEP (assim como para demais demandas legais)
  • Gerenciar os registros acadêmicos e emitir os documentos oficiais

5 – Fundamentos da Gestão Pedagógica

O processo de gestão pedagógica compreende toda a metodologia de ensino da instituição, assim como visa garantir a forma, o formato, o conceito didático e a entregabilidade da qualidade de ensino esperada aos alunos.

Encabeçada por docentes e pedagogos experientes, a gestão pedagógica objetiva as seguintes operações:

  • Definir matrizes curriculares de aprendizagem
  • Promover a capacitação contínua dos professores
  • Analisar os planos de ensino e o teor das disciplinas aplicadas
  • Acompanhar a rotina de aulas e os aspectos de clima educacional
  • Acompanhar o desempenho dos estudantes e promover ações que visem aumentar o engajamento destes com as aulas
  • Acompanhar o desempenho da CPA na aplicação da Avaliação Institucional

6 – Fundamentos da Gestão de Comunicação Educacional

Os processos de gestão de comunicação educacional compreende as responsabilidades de Marketing Institucional, Expansão da marca e promoção do engajamento da sociedade acadêmica no dia-a-dia da instituição de ensino.

Dentre as principais responsabilidades dos profissionais envolvidos neste processo de gestão, estão:

  • Construção e adequação constante de canais de comunicação com foco em comunicação para os alunos e captação de novos estudantes
  • Criação de conteúdo de ato engajamento para redes sociais e demais canais diretos de comunicação
  • Dar voz aos processos de Gestão de RH e Gestão Acadêmica, a fim de manter todos os públicos sempre informados sobre as necessidades e novidades da instituição
  • Manter a constância do fluxo de interação junto aos estudantes, alertando-os sobre datas de aulas e sobre materiais e eventos disponíveis (especialmente quando são cursos EAD)
  • Estabelecer a comunicação com os responsáveis pelos alunos menores de idade
  • Reforçar orientações da instituição sobre as diferentes áreas (biblioteca, laboratórios, processo de matrícula, pagamento de boletos…)
  • Apoiar a estratégia cultural organizacional a fim de integrar todos os departamentos e prover clarezas processuais
  • Divulgar e Captar leads relevantes para a instituição
  • Desenvolver conteúdo audiovisual, assim como plataformas e aplicativos para a execução de aulas, laboratórios, oportunidades de cursos e estágios, etc.
  • Criar e gerenciar os eventos da instituição

7 – Fundamentos da Gestão de T.I escolar

O processo de gestão de T.I escolar engloba o controle e gestão de inventários Tecnológico, assim como a governança de T.I, segurança e gestão de dados e garantia da infraestrutura tecnológica necessária para a operação da instituição de ensino como um todo.

Dentre as principais responsabilidades dos profissionais envolvidos no processo de gestão de T.I escolar, destacamos:

  • Implantação, manutenção e gestão da estrutura computacional, tecnológica, de redes e de gestão de dados
  • Gerenciamento da segurança da rede
  • Administração da hospedagem dos canais de comunicação, assim como dos sistemas (em servidores ou em cloud services)
  • Controle das licenças de softwares, assim como acerca do processo de uso e distribuição de dados
  • Apoiar tecnicamente todos os usuários para garantir as boas práticas de operação 
  • Realizar treinamentos e ações de engajamento entre os usuários do software de gestão escolar
  • Implementar melhorias no processo tecnológico e garantir a funcionalidade da infraestrutura por completo
  • Garantir o fluxo dos processos e propor melhorias para aumentar a produtividade
  • Zelar pelos aspectos de LGPD e garantir suas aplicações

Como criar o sistema de gestão escolar ideal para a sua instituição?

Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão escolar que custam milhares de dólares oferecem.

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Boas adequações por aí e conte com a gente 🙂

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