No final das contas, tempo é o que temos de mais valioso em nossas vidas – e no ambiente de trabalho, isso não seria diferente. Por isso, existem hoje diversas metodologias e tecnologias que nos ajudam a otimizar a nossa rotina e poupar este precioso diamante. Boa leitura!
Gestão de tempo (ou gerenciamento do tempo) nada mais é que um conjunto de técnicas suportadas por metodologias focadas na aprimoração da execução de tarefas, no menor tempo possível, e com alto desempenho.
Em outras palavras, a gestão de tempo consiste na adoção de processos e ferramentas que auxiliem o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.
Segundo uma pesquisa realizada pelo International Stress Management Association Brasil, 60% dos brasileiros dizem sofrer com a sobrecarga de tarefas ao longo do dia, sendo o principal motivo para tanto justamente a falta de tempo.
Embora este artigo foque exclusivamente na adoção da metodologia de gestão de tempo para fins empresariais, não é demais lembrar que tal aprendizado pode (e deve) sim ser aplicado em nosso cotidiano extra trabalho.
No âmbito empresarial, a aplicação de metodologias de gestão de tempo, assim como o uso de ferramentas que viabilizem o gerenciamento do tempo, ensejam a reconstrução de uma cultura de trabalho embasada nos seguintes pilares:
O uso da tecnologia como aliada da gestão de tempo, não é tão novidade assim. Planejar a operação digital da sua empresa, nos dias de hoje, é tão vital quanto definir margens de lucro.
Para compreender quais processos podem ser automatizados, sugerimos que seja feito um raio-x, departamento a departamento, atuação a atuação, e apontados as rotinas com tarefas mais repetidas e seu respectivo tempo para execução.
Como exemplo, imagine que você gerencia um restaurante que recebe uma média de 200 pedidos de delivery, por dia, na hora do almoço, via app do Ifood.
O aplicativo do Ifood opera de forma 100% automatizada e totalmente embasado em gestão de tempo, afinal para que o cliente receba o pedido no prazo estipulado no ato do pedido toda a cadeia produtiva e de entrega devem estar sincronizadas.
Ao integrar o sistema de pedidos do Ifood à um sistema de gestão de restaurantes é possível gerar tarefas, em ordem de produção, para a equipe da cozinha, indicando (por exemplo) os ingredientes e porções de uma determinada receita, assim como o modo de preparo, configurações de temperatura e embalagem, além de localização de itens no estoque.
Com tais informações em mãos, um sistema de gestão de restaurantes desenvolvido com base em inteligência artificial pode ainda gerenciar o tempo de execução e alimentar o algoritmo de aprendizado que, quando no nível de maturidade, passa a sugerir o acoplamento de tarefas simultâneas – no caso do restaurante, é possível identificar, por exemplo, que a construção de estações de trabalho talvez possa ser mais eficaz para aumentar o tempo de produção das receitas e, consequentemente, o número de pedidos atendidos.
Na nossa plataforma da Rizer você pode desenvolver o seu próprio sistema de gestão e otimizar o gerenciamento do tempo de execução dos seus processos – agende uma consultoria gratuita com nossos especialistas para entender mais 🙂.
Para garantir que a metodologia de gestão de tempo esteja a ser aplicada de forma concisa e adequada aos processos da sua empresa, 10 pilares devem ser observados, sendo estes:
1 – Planejamento
Mapeie todos os processos e detalhe sua execução, compreendendo os meios tecnológicos necessários para tanto.
2 – Definição de metas
É importante que todo o time saiba quais são os objetivos de cada tarefa e como as mesmas auxiliam no alcance das metas periódicas da empresa.
3 – Definição de prazos
Estabeleça prazos reais para a execução de tarefas, usando como base o sistema de gestão que, dentre outras funções, pode cronometrar tais tempos de execução e assim auxiliar na compreensão acerca do prazo ideal de execução.
4 – Alertas de agenda
Incorpore em seu sistema de gestão a funcionalidade de agendamento de tarefas, assim, ao registrar cada tarefa, automaticamente a mesma pode ser designada ao profissional responsável pela execução, assim como gerar alertas via agenda que o ajudem a manter a organização da sua estação de trabalho.
5 – Sistema de decisão
Crie níveis de prioridade para cada tarefa, classificando assim as execuções entre prioritárias e menos impactantes. Isso ajuda o time a gerenciar melhor o tempo e melhor momento para a atuação.
6 – Programe ajustes necessários
Tenha momentos exatos para discutir melhorias e novas ideias para o processo. Evite que tais apontamentos sejam feitos de forma desorganizada. Reunir a equipe mensalmente para tal discussão é o ideal.
7 – Automatize a delegação de tarefas
Com o uso de um sistema de gestão de tarefas é possível designar de forma automatizada, cada uma das tarefas cadastradas. Use desta funcionalidade para criar ações e controlar as futuras execuções.
8 – Diga adeus a procrastinação
Todos os processos inerentes ao dia a dia do seu departamento devem estar registrados no sistema de gestão e, consequentemente, devem estar atrelados a prazos e níveis de prioridade. Desta forma, a famosa “procrastinação” será, aos poucos, erradicada da cultura organizacional.
9 – Take a break!
Ao cronogramar as tarefas de sua equipe, em seu sistema de gestão, não se esqueça de cadastrar pausas para um cafezinho, por exemplo, entre uma ação de alto esforço e outra. Lembrar que o fator humano é o mais importante da sua empresa gerará melhor qualidade de vida aos colaboradores e, consequentemente, uma melhor entrega de resultados.
10 – Evite o acúmulo de tarefas simultâneas
Como já falamos anteriormente, a menos que você já faça uso de um sistema de gestão inteligente, este que já tenha aprendido a rotina de cada colaborador a ponto de apresentar oportunidades de execução de tarefas simultâneas (sem mexer na qualidade de vida do executor), evite delegar inúmeras tarefas com o mesmo prazo de atendimento ao mesmo operador – além de geralmente “dar ruim”, tal ato impacta negativamente em aspectos físicos, emocionais e motivacionais da sua equipe (e, claro, no resultado do negócio).
Assim esperamos ter colaborado para com o seu aprendizado sobre gestão de tempo. E caso você queira testar a plataforma da Rizer por 7 dias gratuitos, clique no botão abaixo e comece agora mesmo a automatizar as duas tarefas em prol de uma melhor gestão de tempo!
Bons ajustes por aí e conte com a gente 🙂
