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  • Por
    Bruna Maldonado
  • Publicado em 20/02/2022

Como automatizar planilhas e melhorar o desempenho das suas operações?

É claro que planilhas são importantes! E mais que isso, são ferramentas precursoras da popularização da ciência de dados para áreas não correlatas à Programação Big Data. Tamanha é a importância de nossas tabelinhas criadas no Excel, Google Sheets e afins, que já está mais do que na hora de você aprender a automatizá-las – e neste artigo vamos te ensinar como. Boa leitura!


Por que usar planilhas do Excel ou Google?

Planilhas de Excel, Google, e demais softwares/plataformas em nuvem que oferecem ao usuário formas de controlar, administrar e compreender dados, são partes importantes da história de qualquer organização.

De cadastro à construção de Data Bases, as planilhas hoje oferecem funções altamente avançadas, que continuam a fazer destas, o conhecimento básico necessário à maioria dos profissionais.

A escolha pelo programa, software ou plataforma é uma decisão particular e que vai de encontro com a necessidade de cada empresa/usuário. Aqui no blog explicamos, em um de nossos posts, quais são as principais diferenças entre Excel e Planilhas Google – e recomendamos a leitura 🙂.

Dentre as principais funções de uma planilha, elencamos as seguintes:

  • Controle de dados
  • Mensuração de desempenho
  • Mensuração de resultados
  • Base para composição de gráficos
  • Base de dados para Big Data
  • Cadastro de informações
  • Criação de formulários
  • Construção de banco de dados relativos
  • Base se consulta de informações
  • Automação de cálculos
  • Criação de fórmulas matemáticas
  • Controle de tarefas e entregáveis
  • Gestão de insumos e bens
  • Criação de relatórios analíticos

Por que integrar todas as planilhas da sua empresa?

Cada departamento de uma empresa possui rotinas, tarefas, controles, relatórios e soluções para pesquisa e acompanhamento de KPIs específicos.

Posto isso, é natural que muitas empresas que ainda não fazem uso de um sistema de gestão integrado, possuam tais processos individualizados e em controles via planilhas.

E embora a funcionalidade de integração de planilhas já seja uma realidade na maioria das plataformas, como Microsoft Excel e Google Sheets, a combinação e a gestão das informações contidas nestes documentos nem sempre são facilitadas através das mesmas.

E é justamente quando uma empresa percebe que os dados de logística apoiam os dados de compras e de vendas (por exemplo), que o cruzamento entre tais informações se torna necessário.

Ao habilitar o cruzamento de informações setoriais (internos e externos), a empresa dá um novo passo em prol da transformação digital apoiada pela metodologia de Business Intelligence. Ou seja, passa a ter a real visão do todo, para tomadas de decisões mais assertivas, com base em dados – e aqui está a principal vantagem da automação de planilhas.

Como cruzar e automatizar planilhas?

Para cruzar e automatizar suas planilhas, alguns passos precisam ser seguidos. São estes:

Definição de objetivos

Como primeiro passo de qualquer operação empresarial, o bom e famoso planejamento estratégico também se faz necessário, quando da intenção de integrar, cruzar e automatizar dados contidos em planilhas.

Sob este contexto, os profissionais responsáveis por tal operação, de cada departamento da empresa, devem se reunir para juntos apresentarem seus processos e procedimentos atuais, e desenharem o fluxograma que determinará “quais dados > de quais operações > de quais departamentos”, impactarão positivamente nas operações Individuais de cada setor.

Estruturação tecnológica

Durante a reunião de planejamento estratégico o profissional da empresa responsável pela área de dados (ou correlata), ou o consultor responsável pela personalização de um sistema de gestão integrado, deve estar presente.

A intenção é a de que o mesmo entenda quais são as necessidades do time e as adeque às possibilidades tecnológicas existentes, para atender a tais demandas.

Definição de sistema de gestão integrado

Atualmente já é possível adquirir uma licença para uso de um sistema de gestão integrado, mesmo com baixo investimento.

Na nossa plataforma da Rizer, por exemplo, você mesmo pode criar o seu próprio sistema de gestão completo(mesmo sem ter conhecimento – afinal, a nossa plataforma é didática e intuitiva), robusto e seguro (com soluções da Amazon AWS), planos mensais a partir de R$79,90 e com a possibilidade de realizar um teste grátis por 7 dias 😉.

Isso quer dizer que, nesta etapa do planejamento de automação de planilhas, você já sabe que é possível otimizar (e muito) tal transformação tecnológica!

Arquitetura de dados

A padronização da formatação dos dados é uma etapa necessária e que agrega aspectos como organização, limpeza e celeridade ao processo posterior de Engenharia de dados.

As próprias plataformas e softwares de planilhas possuem fórmulas que facilitam a padronização dos dados e o manual de padronização deve ser definido ainda em reunião de planejamento estratégico.

Claro que um cientista de dados/profissional de banco de dados também pode fazer isso através de comandos de programação capazes de operar tais façanhas. Contudo, partindo do ponto de que nem todas as empresas contam (ainda) com o apoio de tais experts, não é demais dizer que é possível prover tais adequações através dos programas de planilhas 😉.

Fórmulas aplicáveis e integração de dados

No campo da ciência de dados, o termo data warehouse simboliza o ambiente onde os dados de fontes diversas se encontram e recebem queries (fórmulas/comandos) que serão executados para prover combinações e resultados inerentes a cada processo.

Assim sendo, esta etapa do processo de automação de dados requer, por obviedade, um profissional capacitado para tanto, ou/e o uso de plataformas de gestão de dados, como a nossa da Rizer, que geram tal rotina de forma simples e automática.

Ou seja, é necessário elencar quais resultados devem ser obtidos, para cada operação departamental, e entender como tais informações devem ser calculadas e cruzadas.

Usabilidade, Dashboards e Relatórios integrados

Uma vez compreendida toda a demanda, é chegada a hora de entender como tais cadastros, consultas e apresentação de dados (via dashboards e relatórios) serão consumadas.

Mais uma vez, lembramos aqui, que toda esta operação pode sim ser feita através de soluções como as oferecidas pela Microsoft, Google, Mozilla, dentre outros, assim como podem ser automatizadas de forma prática através do uso de plataformas como a nossa da Rizer ☺️.

Defina junto ao time questões como:

  • Quais dados precisam ser apresentados
  • Quais filtros de dados cada operação precisa
  • Layout padrão de apresentação de informações
  • Formalização dos processos
  • Datas para treinamentos acerca de tais operações

Existem na internet diversos tutoriais que ensinam como é possível integrar e automatizar dados de planilhas Excel ou planilhas Google, mas caso, nesta altura do campeonato, você já tenha compreendido a importância de ter um sistema de gestão integrado, agende uma consultoria gratuita com nossos especialistas e dê um Rizer na sua operação 😉

Bons insights por aí e conte com a gente 🙂

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