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  • Por
    Bruna Maldonado
  • Publicado em 19/02/2022

Como automatizar o fluxo de tarefas da sua empresa sem investir muito?

Automatizar as tarefas e rotinas de uma empresa é algo de extrema importância e também o desejo de muitas corporações. Muitas vezes tal plano é deixado em standby devido ao fator investimento – mas neste artigo te ensinaremos como é possível automatizar o seu fluxo de tarefas sem precisar investir muito dim dim 😉. Boa leitura!


A automação de tarefas como diferencial estratégico

O primeiro passo para a automação de tarefas departamentais não é tão automatizado assim 😬. Isso porque para que seja possível automatizar os fluxos de rotinas e tarefas, primeiramente é necessário documentar todas as etapas.

Portanto, a primeiríssima tarefa da nossa lista carece de tempo, envolvimento das áreas e dedicação para a composição de tais registros documentais, seguindo os seguintes passos:

  • Reúna todo o time (que pode ser apenas você – sim, sabemos que você pode ser o administrador, T.I, Marketing, Financeiro e até a tia do café ao mesmo tempo 😅);
  • Crie uma conta gratuita em um aplicativo de Mapa Mental (gostamos do Canva) e comece a desenhar processo a processo, todos os os fluxogramas da sua corporação – e revise ao menos três vezes cada um deles para ter certeza de que todas as tarefas foram contempladas;
  • Uma vez prontos, passe para os próximos tópicos deste nosso artigo!

Como automatizar rotinas e tarefas em CRMs, ERPs e Sistemas de Gestão?

Mapas mentais prontos? Então agora abriremos um a um e passaremos por cada etapa do fluxo, mas desta vez com um olhar focado em ação.

Suponhamos que o primeiro fluxo de tarefas a ser analisado seja o de atendimento ao cliente. Neste exemplo de rotina, temos as seguintes tarefas:

  1. Mapeamento de rotina
  • Atendimento telefônico, via chat do site, via e-mail, via Redes Sociais, via formulário do site e via WhatsApp.

Responsáveis: equipe de vendas

Periodicidade de ações: diária

Ações

  • Triagem
    • É interessante? Se sim:
      • Compreender a necessidade;
      • Compreender a urgência;
      • Compreender como o lead chegou até a empresa;
    • Apresentar previamente as possíveis soluções.
  • Cadastro
    • via CRM.
  • Abertura de chamado para atendimento
    • via CRM
      • Determinação de prazo
      • Lançamento no fluxo de Follow up

No fluxo de atendimento ao cliente, exemplificado acima, identificamos todas as tarefas inerentes a esta rotina. Para entender se poderemos ou não automatizar cada uma dessas, precisaremos analisar a infraestrutura tecnológica que temos disponível para tanto – que para este exemplo seria:

  1. Inventário tecnológico
  • PABX inteligente conectada ao CRM;
  • CRM integrado ao sistema de gestão;
  • Sistema de gestão acessado por toda a equipe de vendas.

Fatores elencados, reavaliaremos então cada etapa do fluxograma a fim de responder à seguinte pergunta: nossa infraestrutura tecnológica pode ser otimizada para facilitar esta tarefa? 

Analisemos juntos:

  1. Mapeamento de processos e procedimentos
  • Triagem
    • É interessante?
      • Compreender a necessidade; –
        • Automação? Sim, podemos criar um checklist com perguntas que categorizam o lead, e atrelar tal ferramenta aos canais de comunicação da empresa.
      • Compreender a urgência;
        • Automação? Sim, podemos incluir perguntas no checklist citado anteriormente para que seja possível compreender este KPI.
      • Compreender como o lead chegou até a empresa;
        • Automação? Sim, podemos incluir perguntas no checklist citado anteriomente para que seja possível  compreender tal informação.
  • Apresentar previamente as possíveis soluções.
    • Automação? Sim, podemos criar catálogos digitais específicos de produtos/serviços, de acordo com as necessidades mais comuns dos leads. Tais catálogos devem ser mostrados aos leads como resultado das respostas do checklist e, portanto, disponibilizados para fácil acesso através dos nossos canais de comunicação.
  • Cadastro
    • via CRM
      • Automação? Sim, precisamos conectar todos os nossos canais de comunicação que permitem cadastro de leads ao nosso CRM (site, WhatsApp e Redes Sociais).
  • Abertura de chamado para atendimento
    • via CRM
      • Determinação de prazo
      • Lançamento no fluxo de Follow up
        • Automação? Sim, precisamos melhorá-la! Criar eventos nas agendas dos vendedores acerca dos atendimentos a serem realizados e gerar um relatório para acompanhamento destas tarefas ao coordenador da área comercial, em conexão ao fluxograma de follow up.

Como vimos no exemplo acima, é possível identificar quais inclusões e melhorias com foco em automação de tarefas e rotinas podem ser atreladas aos processos. Para que tais perguntas sejam respondidas, é necessário que o profissional/fornecedor responsável pela infraestrutura tecnológica da empresa esteja envolvido e posicione-se sobre o que pode e o que não pode ser feito (alguns sistemas possuem limitações).

Já nesta etapa do planejamento de automação de rotinas, iniciamos a fase operacional:

  1. Orçamento e Plano de Ação
  • Orçar alterações necessárias no atual sistema de gestão e demais tecnologias envolvidas na rotina/ Orçar contratação de novas tecnologias;
  • Definir planejamento de implantação, contemplando fases de teste e plano de contingência;
  • Aquisição;
  • Desenvolvimento;
  • Testes;
  • Aprovação;
  • Treinamento para o time;
  • Acompanhamento da execução e mensuração de resultados;
  • Análises periódicas com foco em melhoria.

Como automatizar rotinas e tarefas com recursos gratuitos e de baixo investimento?

Caso a sua empresa ainda esteja começando, saiba que é extremamente normal que a infraestrutura tecnológica resuma-se ao Pacote Office e aos recursos gratuitos do Google (como Google Drive, Google Forms, Google Sheets, etc.) – e fique tranquilo, também há formas de automatizar as rotinas e tarefas da sua corporação 😉

Para tanto, os mesmos passos de registro e construção de fluxogramas operacionais, descritos anteriormente, devem ser realizados – considere todas ferramentas/plataformas que hoje são utilizadas pelos envolvidos (sejam elas pagas ou gratuitas).

E para te ajudar neste empreitada, abaixo elencamos algumas ferramentas gratuitas e de baixo custo aquisitivo que te auxiliarão a automatizar o processo de atendimento ao cliente:

  1. Construção de sites e canais de atendimento online

Existem diversas plataformas online que permitem a criação de sites profissionais e completos, com mensalidades verdadeiramente acessíveis. O Wix, por exemplo, é uma excelente sugestão (com planos a partir de R$29,90/mês) – na plataforma do Wix há a possibilidade de criar chat online para atendimento, assim como formulários online e acesso a bate-papo via WhatsApp e Redes Sociais (a plataforma também registra os dados em módulos específicos que oportunizam o fluxo de follow up).

  1. Desenvolvimento de sistema de gestão online com automação de rotinas e tarefas

Com a nossa plataforma da Rizer, você pode criar o seu próprio sistema de gestão integrado, contemplando todos os fluxos de rotinas e tarefas da sua empresa.

É possível construir módulos que se relacionem entre si e ainda prover a automação do atendimento. 

Aqui um Exemplo: 

  • Ao cadastrar um cliente/receber o cadastro realizado no site/redes sociais/WhatsApp, informamos via sistema Rizer qual o vendedor será o responsável por tal atendimento;
  • O vendedor então recebe uma notificação da tarefa (via push no app, e-mail ou SMS) e a mesma é registrada na agenda de tarefas do profissional;
  • Tal ação também é registrada automaticamente no módulo de Follow Up – o que permitirá aos líderes acompanharem o “andar da carruagem” (FUP);
  • Após o atendimento ser realizado, os dados adicionais do lead (registrados pelo vendedor) atualizam toda a base do sistema de gestão, assim como as informações acerca dos próximos passos que serão dados rumo à conversão, são registradas no módulo de tarefas do vendedor e no módulo de Follow up.

E tudo isso pode ser feito na nossa plataforma mesmo que você não tenha experiência com este tipo de desenvolvimento! Afinal, a plataforma da Rizer foi pensada para apoiar pequenas e médias empresas – e por isso tudo é muito simples, prático e didático (e com planos a partir de R$79,90/mês – faça um teste grátis por 7 dias).

A plataforma da Rizer disponibiliza ainda funções triviais para as tarefas de atendimento ao cliente, tais como: CRM, agendamento, gestão de follow up, catálogo de produtos e serviços, gestão logística e de preços, entre outras (além de conectar todas as planilhas do seu fluxo a fim de automatizá-las) e tudo isso com armazenamento e segurança by AWS da Amazon 🥰.

Legal, né! Dá pra acreditar que tem empresa que ainda não automatiza processo porque acha caro?

Crie você mesmo seu próprio sistema de gestão integrado

Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão que custam milhares de dólares oferecem.

Por isso na nossa plataforma você pode criar um projeto completo e 100% do seu jeito, mesmo sem nunca ter construído um. Caso prefira, nosso time também poderá desenvolver a aplicação ideal para você ou para a sua empresa. Clique no link a seguir e agende uma consultoria gratuita com os nossos especialistas!

Bons planejamentos por aí e conte com a gente 🙂

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