Automatizar as tarefas e rotinas de uma empresa é algo de extrema importância e também o desejo de muitas corporações. Muitas vezes tal plano é deixado em standby devido ao fator investimento – mas neste artigo te ensinaremos como é possível automatizar o seu fluxo de tarefas sem precisar investir muito dim dim 😉. Boa leitura!
O primeiro passo para a automação de tarefas departamentais não é tão automatizado assim 😬. Isso porque para que seja possível automatizar os fluxos de rotinas e tarefas, primeiramente é necessário documentar todas as etapas.
Portanto, a primeiríssima tarefa da nossa lista carece de tempo, envolvimento das áreas e dedicação para a composição de tais registros documentais, seguindo os seguintes passos:
Mapas mentais prontos? Então agora abriremos um a um e passaremos por cada etapa do fluxo, mas desta vez com um olhar focado em ação.
Suponhamos que o primeiro fluxo de tarefas a ser analisado seja o de atendimento ao cliente. Neste exemplo de rotina, temos as seguintes tarefas:
Responsáveis: equipe de vendas
Periodicidade de ações: diária
Ações
No fluxo de atendimento ao cliente, exemplificado acima, identificamos todas as tarefas inerentes a esta rotina. Para entender se poderemos ou não automatizar cada uma dessas, precisaremos analisar a infraestrutura tecnológica que temos disponível para tanto – que para este exemplo seria:
Fatores elencados, reavaliaremos então cada etapa do fluxograma a fim de responder à seguinte pergunta: nossa infraestrutura tecnológica pode ser otimizada para facilitar esta tarefa?
Analisemos juntos:
Como vimos no exemplo acima, é possível identificar quais inclusões e melhorias com foco em automação de tarefas e rotinas podem ser atreladas aos processos. Para que tais perguntas sejam respondidas, é necessário que o profissional/fornecedor responsável pela infraestrutura tecnológica da empresa esteja envolvido e posicione-se sobre o que pode e o que não pode ser feito (alguns sistemas possuem limitações).
Já nesta etapa do planejamento de automação de rotinas, iniciamos a fase operacional:
Caso a sua empresa ainda esteja começando, saiba que é extremamente normal que a infraestrutura tecnológica resuma-se ao Pacote Office e aos recursos gratuitos do Google (como Google Drive, Google Forms, Google Sheets, etc.) – e fique tranquilo, também há formas de automatizar as rotinas e tarefas da sua corporação 😉
Para tanto, os mesmos passos de registro e construção de fluxogramas operacionais, descritos anteriormente, devem ser realizados – considere todas ferramentas/plataformas que hoje são utilizadas pelos envolvidos (sejam elas pagas ou gratuitas).
E para te ajudar neste empreitada, abaixo elencamos algumas ferramentas gratuitas e de baixo custo aquisitivo que te auxiliarão a automatizar o processo de atendimento ao cliente:
Existem diversas plataformas online que permitem a criação de sites profissionais e completos, com mensalidades verdadeiramente acessíveis. O Wix, por exemplo, é uma excelente sugestão (com planos a partir de R$29,90/mês) – na plataforma do Wix há a possibilidade de criar chat online para atendimento, assim como formulários online e acesso a bate-papo via WhatsApp e Redes Sociais (a plataforma também registra os dados em módulos específicos que oportunizam o fluxo de follow up).
Com a nossa plataforma da Rizer, você pode criar o seu próprio sistema de gestão integrado, contemplando todos os fluxos de rotinas e tarefas da sua empresa.
É possível construir módulos que se relacionem entre si e ainda prover a automação do atendimento.
Aqui um Exemplo:
E tudo isso pode ser feito na nossa plataforma mesmo que você não tenha experiência com este tipo de desenvolvimento! Afinal, a plataforma da Rizer foi pensada para apoiar pequenas e médias empresas – e por isso tudo é muito simples, prático e didático (e com planos a partir de R$79,90/mês – faça um teste grátis por 7 dias).
A plataforma da Rizer disponibiliza ainda funções triviais para as tarefas de atendimento ao cliente, tais como: CRM, agendamento, gestão de follow up, catálogo de produtos e serviços, gestão logística e de preços, entre outras (além de conectar todas as planilhas do seu fluxo a fim de automatizá-las) e tudo isso com armazenamento e segurança by AWS da Amazon 🥰.
Legal, né! Dá pra acreditar que tem empresa que ainda não automatiza processo porque acha caro?
Nós da Rizer acreditamos que a Tecnologia e a Inteligência Artificial devem operar como parceiras de todo o empreendedor. E ser parceiro é: ajudar com o que o outro lado nem sempre domina, oferecer preços justos, viabilizar o crescimento e, principalmente, não oferecer menos do que os softwares de gestão que custam milhares de dólares oferecem.
Por isso na nossa plataforma você pode criar um projeto completo e 100% do seu jeito, mesmo sem nunca ter construído um. Caso prefira, nosso time também poderá desenvolver a aplicação ideal para você ou para a sua empresa. Clique no link a seguir e agende uma consultoria gratuita com os nossos especialistas!
Bons planejamentos por aí e conte com a gente 🙂
