Gestão de processos é um conceito que une a gestão de negócios e a tecnologia da informação para aperfeiçoar os resultados de uma empresa. Por isso, o foco é melhorar os processos que otimizam a produtividade e lucratividade da organização.
A gestão de processos ajuda as empresas a se manterem competitivas no mercado. Isso porque ela permite analisar e levantar problemas nos processos que podem ser solucionados. Assim, é possível fazer um planejamento estratégico para fortalecer esses métodos, o que impacta diretamente na produtividade e lucratividade.
Quando uma organização investe na gestão de processos, os custos operacionais são reduzidos sem afetar a qualidade das entregas. Ou seja, possibilita tirar os empecilhos do desenvolvimento da demanda, fazendo com que a equipe produza mais e melhor de forma saudável.
Business Process Management (BPM), também conhecido como gestão de processos, é o caminho que define as atividades que acontecem dentro da empresa com o objetivo de obter melhorias. Dessa forma, esses aperfeiçoamentos podem ser o desenvolvimento do produto, dos serviços ou processos de maneira contínua na organização.
As atividades de uma empresa raramente envolvem apenas uma área ou equipe. Ao contrário, o envolvimento de setores diversos nos processos operacionais são cada vez mais comuns. Para que isso apresente efeitos positivos, os líderes precisam analisar, organizar e gerenciar as etapas do negócio com atenção. Dessa forma, a performance dos resultados será potencializada.
Os processos organizacionais são parte da gestão de processos. Eles são desempenhados na rotina da empresa e se diferem dos processos de decisão por serem responsabilidade de todos. Dessa forma, os fluxos do negócio são mais produtivos.
Assim, a boa gestão de processos sempre revê, melhora e padroniza as operações no nível mais alto possível. A proposta é garantir a participação dos colaboradores dos diversos níveis hierárquicos da corporação. O objetivo é ter uma visão ampla sobre os indicadores de desempenho, conquistando resultados melhores quanto mais comprometidos com a ideia de fazer entregas de qualidade.
Ao adotar esse tipo de gestão,a empresa busca compreender o valor dos processos para reutilizar recursos e diminuir custos. Para isso, eles são monitorados em tempo real. Dessa forma, o cliente fica mais satisfeito, as equipes mais produtivas e os processos são otimizados. O resultado final é mais eficiência e transparência em cada etapa.
Fazer uma boa gestão de processos na empresa permite que seu negócio não fique para trás em comparação com a concorrência. Igualmente, ter práticas sólidas nesse momento é um diferencial tanto para encontrar e permanecer com os talentos na empresa quanto para os clientes.
Quando os colaboradores e os líderes não conhecem a fundo os processos da organização, o risco de manter uma etapa desnecessária é alto. Portanto, atrapalha a produtividade e o crescimento da empresa.
Esse desconhecimento também atrapalha a área financeira do negócio. Afinal, quando o processo tem etapas desnecessárias, gasta-se mais e o tempo da operação é maior. Com isso, o lucro da empresa é menor, o que pode gerar demissões por corte de gastos.
Dessa forma, a gestão de processos deixa evidente os pontos que precisam de melhorias. Por meio dela, analisa-se todas as etapas da operação. Assim, é possível definir processos claros e melhorar o desempenho.
Agora que você já conhece a gestão de processos e a sua importância, é hora de entender as etapas necessárias para implementá-la na sua empresa.
O primeiro passo é mapear os processos da empresa de forma geral. Cabe analisar se há controle sobre eles, quais os métodos aplicados em cada etapa e quem é responsável por cada parte da operação. Nesse momento, é importante incluir a equipe, já que são eles que fazem parte da rotina e podem ter uma visão diferente sobre o que acontece no departamento.
Nessa etapa, idealiza-se a melhoria. Depois de entender como o processo acontece, observe o que está ou não agregando valor a ele e o que pode ser reduzido, incluído ou reavaliado. Nesse momento, deve-se utilizar as ferramentas disponíveis. Isso porque é o momento de elaborar um fluxograma e detalhar cada parte para que seja transparente à toda equipe.
Agora é o momento de colocar em prática o que foi planejado na etapa anterior. Na implementação, aplica-se todo o conhecimento de gestão de projetos e planejamento estratégico para alcançar o objetivo.
Depois de implementar, é importante observar como as mudanças estão sendo aplicadas e se os processos estão sustentáveis na rotina da empresa. Atente-se principalmente para as etapas novas, se elas são eficientes e se estão alcançando os objetivos esperados.
Nesse momento, também observe com base em dados se houve a melhoria. Estabeleça comparativos e um tempo para fazer essa análise. Caso seja necessário, faça a revisão e volte para a etapa 2. Se as mudanças estiverem consolidadas, passe para a próxima etapa.
Quando as melhorias forem comprovadas, é a hora de automatizar os processos. Esse passo fica no final porque também exige atenção e envolvimento da empresa. Por isso, garantir que as etapas do processo estão alinhadas facilita a automatização dele.
Assim, observe a estrutura de Tecnologia da Informação da empresa e se ela está alinhada ao seu negócio. Esse passo é fundamental para implementar a automatização. Busque por softwares que facilitem esse processo. Opte por aqueles que possibilitam a personalização e são de fácil acesso.
Existem diversos softwares que podem auxiliar no momento de implementar a gestão de processos. Eles oferecem dashboards personalizados, para diversas áreas, adequada a sua empresa. São formulários inteligentes e que buscam auxiliar o fluxo do seu negócio.
A Rizer é a ferramenta ideal para fazer uma gestão de processos excelente na empresa. A plataforma permite a personalização de acordo com a área do seu negócio e o fluxo de trabalho. Assim, possibilita observar cada etapa e tarefa e quem está responsável por elas.
Melhore sua gestão com a Rizer. Faça o teste grátis aqui!
